Praxisbezug und Erfahrung

Das Anwendungsverfahren AFoS wurde zur Unterstützung der Rückforderung von Sozialhilfeleistungen (z. B. Darlehen, Kostenersätze, ...) in Ihrem Sozialamt entwickelt. Das System bietet in solchen Einsatzumfeldern eine optimale Begleitung des zuständigen Sachbearbeiters bzw. Teams bei der Abwicklung sämtlicher Aufgaben, die bei der Bearbeitung eines Falls von Bedeutung sind. Viele Funktionen von AFoS sind in enger Zusammenarbeit mit Anwendern aus der Praxis heraus entstanden. Das System AFoS ist eine Client/Server-Anwendung, die anhand aktueller technischer Standards entstanden und bestens für den Einsatz in Mehrbenutzerumgebungen im Netzwerk geeignet ist.

Grundmaske zur Fallanlage und -einsicht

• Erfassung und Verwaltung der Schuldnergrunddaten (Personenstammdaten)

• Erfassung der Forderungen an einen Schuldner (inklusive Datum, Art der Forderung, Haushaltsstelle, Höhe); dabei sind beliebig viele Forderungen pro Schuldner möglich

• Möglichkeit zum Vermerk zahlungsrelevanter Informationen wie Pfändungen, HLU-Bezug, Insolvenzverfahren und eidesstattliche Versicherungen

• Speicherung weiterer Zusatzinformationen wie Verbleib der Akte, Sachbearbeiter und Wiedervorlage

• Festhalten von Zahlungsvereinbarungen zur Regelung der Zahlungsmodalitäten zur Begleichung der Forderungen eines Schuldners; auch hier sind beliebig viele Vereinbarungen pro Schuldner möglich

Detailmaske mit genauen Statusinfos

• Direkte Erreichbarkeit der Detailmaske des Schuldners per Mausklick von der Grundmaske aus

• Übersicht über die Forderungen mit allen gespeicherten Details, die für den ausgewählten Schuldner erfasst sind (nur die offenen oder alle Forderungen)

• Übersicht über die Zahlungen, die zur Begleichung der Forderungen an den ausgewählten Schuldner bereits eingegangen sind (alle Zahlungen / nur die Zahlungen, die auf die ausgewählte Forderung verbucht wurden / nur die Zahlung, aus der die ausgewählte Buchung hervorgegangen ist)

• Übersicht über die Buchungen, die zur Begleichung der ausgewählten Forderung aus den eingegangenen Zahlungen erstellt wurde

Einfache Fallbearbeitung

Aufgrund der übersichtlichen Struktur des Verfahrens AFoS gestaltet sich die eigentliche Fallbearbeitung äußerst einfach und effizient. Nach dem Anlegen eines neuen Schuldners im System können die für ihn relevanten Forderungen erfasst und die Zahlungsmodalitäten (Einmalzahlungen, Ratenzahlungen, ...) festgelegt werden. Nach der Erfassung einer für den Schuldner eingegangenen Zahlung wird der jeweilige Betrag automatisch von AFoS auf die als nächstes zu tilgende(n) Forderung(en) verbucht (Priorität frei wählbar). Die geleisteten Zahlungen und die daraus hervorgehenden Buchungen werden auf der Detailmaske übersichtlich aufbereitet dargestellt.

Automatische Verarbeitungsläufe

Mit Hilfe eines sehr funktionellen Verarbeitungsmoduls werden von AFoS verschiedene Listen erstellt und bei Bedarf entsprechende Verarbeitungsläufe durchgeführt. Dabei sind folgende Optionen verfügbar:

• Wiedervorlage

• Erste Mahnung

• Zweite Mahnung

• Forderung kleiner als ...

• Altfallbereinigung

Während die Auswertung „Wiedervorlage“ lediglich eine Aufstellung zur Übersicht und zum Aufruf der zur Wiedervorlage anstehenden Klienten liefert, stellen die 4 anderen Optionen zur Listenerstellung jeweils die Grundlage für daran angeschlossene Verarbeitungsläufe (Mahnungsläufe, Restzahlungsbenachrichtigung, Löschung alter Fälle mit erloschenen Forderungen) dar. Dabei kann der Benutzer nach der Erstellung der Auswahlliste entscheiden, ob beim jeweiligen Verarbeitungslauf nur ausgewählte oder alle Schuldner berücksichtigt werden sollen. Für die getroffene Auswahl übernimmt der entsprechende Verarbeitungslauf dann die Erstellung des kompletten Schriftverkehrs inkl. der Berechnung und Speicherung der erforderlichen Daten. Dabei kommen bereits gebrauchsfertig mitgelieferte Textvorlagen zum Einsatz, die im Word-Format vorliegen und aus diesem Grund vom Anwender selbst an die Erfordernisse des jeweiligen Einsatzumfeldes angepasst werden können. Bei der Altfallbereinigung können Schuldner einfach markiert und gelöscht werden.

Automatische Texterstellung

AFoS kann Sie bei der Abwicklung des gesamten erforderlichen Schriftverkehrs unterstützen. Dazu können über das Textverarbeitungssystem MS Word 97 / 2000 vorkonfigurierte Formschreiben (z. B. Schuldneranschreiben) ebenso verwendet werden wie Ihre eigenen für das Verfahren angepassten Vorlagen. Das für die Einrichtung erforderliche Werkzeug in Word ist im Programmumfang enthalten.

Integriertes Statistikmodul

Im Anwendungsverfahren AFoS ist ein umfangreiches Statistik- und Auswertungsmodul bereits integriert. Mit Hilfe dieses Moduls sind folgende Informationen jederzeit ohne großen Aufwand direkt abrufbar:

• Gesamtsoll zum ...

• Einnahmen zw. ... und ...

• Übersicht über alle Forderungen von ... bis ...

• Schuldner mit Restforderung zw. ... und ...

• Ausgesprochene Niederschlagungen zw. ... und ...

• Schuldner mit Niederschlagung zw. ... und ...

• Ausgesprochene Stundungen zw. ... und ...

• Schuldner mit Stundung zw. ... und ...

• Ausgesprochene Erlässe zw. ... und ...

• Überzahlungen zw. ... und ...

Benutzerfreundliche Bedienung

Das System AFoS ist ein anwenderfreundliches Windowsprogramm. Durch eine intuitive Bedienung der Hauptfunktionen ist der Einarbeitungsaufwand sehr gering. Eine übersichtliche Strukturierung der Darstellung auf den Bildschirmmasken und der verschiedenen Eingabemöglichkeiten für Schuldner, Forderungen, Zahlungsvereinbarungen und eingehende Zahlungen ermöglicht dem Anwender jederzeit einen umfassenden Überblick über den gespeicherten Datenbestand.

Modularer Aufbau

AFoS ist modular aufgebaut und kann mit Hilfe von Zusatzmodulen optimal an das jeweilige Einsatzumfeld angepasst werden. Dabei können insbesondere bei Bedarf Schnittstellen zu anderen Verfahren implementiert werden, die einen einfachen Datentransfer in beide Richtungen (Import und Export) erlauben.

Technische Informationen

Die Version 1.0 von AFoS wurde als Client/Server-Anwendung konzipiert und entwickelt. Dabei sind für den Einsatz von AFoS 1.0 folgende Voraussetzungen zu erfüllen:

• IBM-kompatibler PC mit Pentium-Prozessor (empfohlen 120 MHz oder höher)

• Festplatte mit 25 MB freiem Speicherplatz

• Maus oder ein anderes kompatibles Zeigegerät

• SVGA- oder kompatiblen Bildschirm mit einer Auflösung von 800 x 600 Punkten bei 256 Farben

• 64 MB RAM-Speicher für Arbeitsplatz-PC empfohlen (mindestens 32 MB erforderlich)

• Microsoft-Betriebssystem Windows 95, Windows 98, Windows NT™ 4.0 (ab Service-Pack 3), Windows 2000 Professional oder Windows XP

• Beliebiger Drucker für die Ausgabe von Schriftgut (z. B. Formschreiben, Schuldnerinfo, ...)

Weitere Leistungen von vedemosoft

Zusätzlich zum System AFoS bieten wir u. a. an:

• Beratung, Einweisungen und Schulungen

• Übernahme bisheriger Datenbestände

• Anpassung von AFoS an spezielle Anforderungen durch Ergänzung um zusätzliche Module

• Erstellung von Konzepten zur Einführung oder Erweiterung von Datenverarbeitungssystemen

• Weiterentwicklung von AFoS im Hinblick sowohl auf neue fachliche Möglichkeiten als auch auf neue technologische Standards

Fragen Sie uns auch nach anderen Leistungen.

Sonstiges

Die Version 1.2 des Systems AFoS bietet als vollständige Client/Server-Anwendung optimale Voraussetzungen für einen Einsatz in einer Netzwerkumgebung. Dabei kann sie je nach Größe der gewünschten Installation mit der dafür geeigneten Datenbasis zum Einsatz gebracht werden. Mit Microsoft Access, Microsoft SQL-Server und Oracle stehen verschiedene Standard-Datenbanksysteme zur Auswahl.

Weitere Informationen

Falls wir Ihnen zusätzliches Informationsmaterial zu AFoS senden oder Sie kontaktieren dürfen, senden Sie bitte einfach eine eMail mit Ihren Kontaktdaten an unsere Produktadresse afos@vedemosoft.de.