Praxisbezug und Erfahrung

Das kommunale Finanzwesen ist derzeit aufgrund der Umstellung auf das doppische Haushaltswesen stark im Umbruch. Als Grundlage für die dabei einzuführende Bilanzierung ist auch die Führung einer Anlagenbuchhaltung erforderlich. Das Softwaresystem CAFIMa wurde zur umfassenden Unterstützung der dafür notwendigen Inventarisierung mobiler und immobiler Anlagen als flexible Erweiterung zum Finanzverfahren „Infoma New System Kommunal“ konzipiert und entwickelt. Da hierzu auch Grundstücke und Gebäude abgebildet und gepflegt werden, bietet CAFIMa zudem die Nutzung dieser Daten als Grundlage umfangreicher Erweiterungsmodule im Bereich des Gebäudemanagaments (Facility Management). Das modulare System ist als Client/Server-Anwendung auf Basis aktueller Technologien in enger Zusammenarbeit mit Anwendern aus der Praxis heraus entstanden. Bei der Umsetzung wurde großer Wert auf die Integration innovativer Funktionen zur Erleichterung der täglichen Arbeit gelegt.

Grundkonzeption

Die Einführung einer Anlagenbuchhaltung setzt eine detaillierte Inventarisierung des kompletten mobilen und immobilen Anlagevermögens voraus. Dabei stellen die Immobilien meist den Großteil des Wertes dar, werden von den mobilen Anlagen jedoch mengenmäßig deutlich übertroffen. Aus diesem Grund werden diese beiden Anlagenarten von CAFIMa unterschiedlich behandelt. Um auch große Mengen mobiler Anlagen sinnvoll verwalten zu können, kommt ein flexibles Barcodesystem zum Einsatz. Damit können sowohl bei der Erfassung als auch bei den periodisch erforderlichen Inventuren geeignete Barcodeleser genutzt werden. Für die Weitergabe und der Abgleich der Anlagendaten zur Anlagenbuchhaltung verfügt CAFIMa bereits über geeignete Schnittstellen zum Verfahren „Infoma New System Kommunal“.

Verwaltung mobiler Anlagen

Mobile Anlagegegenstände werden zur effizienten technischen Unterstützung einer einfachen und flexiblen Inventarisierung eindeutig gekennzeichnet und über ein dreistufiges Kategorienmodell (nach dem Kontenplan) typisiert. Dazu werden alle derartigen Gegenstände ebenso wie auch alle (umbauten) Räume mit Barcodeetiketten versehen, die ihre eindeutige Identifikationsnummer ausweisen. Auf diese Weise wird eine lückenlose Identifizierung der Gegenstände erreicht. Den Etikettendruck übernimmt CAFIMa in Verbindung mit einem geeigneten Drucker. Bei der Erfassung wird zwischen Bestands- (bereits vorhandene Anlagen) und Beschaffungserfassung (neu beschaffte Anlagegüter) unterschieden. Der Bearbeiter wird in beiden Fällen sowohl bei der Erfassung der Grunddaten als auch bei der späteren Komplettierung der Eingaben praxisgerecht unterstützt.

Neben der Basisversion für stationäre Rechner (Einzelplatz / LAN) sind auch speziell angepasste Varianten für einen Einsatz auf Tablet-PCs / Laptops und PDAs verfügbar. Diese bieten einen auf die Erfassung und Inventur der mobilen Anlagen abgestimmten Funktionsumfang und ermöglichen die Verwendung integrierter oder drahtlos (per Bluetooth) angebundener Barcodeleser. Insbesondere PDAs zeichnen sich durch geringes Gewicht und lange Akkulaufzeit aus. Beide Varianten verfügen über spezielle Module für Inventur und Umzugsmanagement. Gerade diese arbeitsintensiven Aufgaben profitieren besonders von den bei der Erfassung angebrachten Inventar- und Raumetiketten mit den Barcodes.

CAFIMa-Mobilvariante für PDA auf einem HP iPAQ hx4700 mit Socket Barcodeleser

Verwaltung von Immobilien

In der Regel bilden Immobilien den wertmäßig größten Anteil des Anlagevermögens. Bei ihrer Verwaltung unterscheidet CAFIMa zwischen Grundstücken, baulichen Anlagen (mit technischen Anlagen) und Straßen(abschnitten). Die Grunddaten und eventuelle Verbindungen zu anderen Immobilien werden dabei in übersichtlichen Listen dargestellt. Weitere Detailangaben (z. B. zu Grundstücksverschmelzungen oder -teilungen) finden sich in umfangreichen Detaildialogen. Ergänzt wird die Immobilienverwaltung durch mehrere direkt angebundene Zusatzmodule mit einer Vielzahl weiterer fachspezifischer Informationen zu den einzelnen Anlagen.

Facility Management

Diese Module nutzen die aus dem Inventarisierungsmodul vorhandenen Liegenschafts- und Gebäudedaten und erlauben es ohne großen Aufwand, viele damit verbundene Prozesse flexibel und umfassend abzubilden. Damit entsteht automatisch die oftmals benötigte Transparenz, um die Kosten für Planung, Betrieb, Nutzung und Wartung zu reduzieren. Die Module unterstützen folgende Aufgaben:

• Basisdatenmanagement

• Flächen- und Raummanagement

• Inventarverwaltung

• Reinigungsplanung

• Schliessmanagement

• Raumbuchverwaltung

• Instandhaltungs- / Bauunterhaltsmanagement

• Vertragsverwaltung

• Wartungsmanagement

• Dokumentenmanagement

Umfassende Auswertungsmöglichkeiten

CAFIMa verfügt über einen flexiblen Auswertungsmanager / -designer, mit dessen Hilfe nahezu jede Art von Auswertung selbst (inkl. Zusammenfassung) zusammengestellt werden kann. Das Ergebnis ist am Bildschirm einsehbar und kann zur Weiterverarbeitung an Excel übergeben werden.

Übersichtliches Basisdatenmanagement

• Dreistufige Typisierungssystematik für alle Anlagen (Anlageklasse, Anlagegruppe und Anlagetyp)

• Genaue Abbildung räumlicher Gegebenheiten (Gebäude und Räume) zur Lokalisierung der Anlagen

• Benutzer- und Rollenverwaltung mit umfassenden Möglichkeiten zur detaillierten Rechtevergabe

• Organisationsstrukturen und Budgetbereiche

• Einrichtung und Verwendung mehrerer Mandanten

• Nummernkreise, Etikettenausgabe, Schnittstellen, ...

Flexibler Einsatz / Mobilität / Zusatzmodule

Das Basissystem von CAFIMa ist für den Einsatz mit einer zentralen Datenquelle im Netzwerk vorgesehen. Dabei bearbeiten alle Anwender jeweils ihre Zuständigkeitsbereiche online (z. B. Bestandserfassung, Beschaffung, Facility Management). Einige Operationen wie Bestandserfassung, Beschaffung und Inventur können jedoch auch ohne Verbindung zur Datenbank durchgeführt werden. Das System ist mit Modulen zum Datenabgleich ausgestattet, die Änderungen mit dem Hauptbestand synchronisieren. So können Laptops, Tablet-PCs und PDAs mit Barcodelesern zum Einsatz kommen. Die Anzahl der mobilen Einheiten ist nicht beschränkt.
Durch eine modulare Architektur ist CAFIMa für den Einsatz in vielen Installations- und Organisationsszenarien geeignet. Darüber hinaus ermöglichen optionale Zusatzmodule eine optimale Anpassung an das jeweilige Einsatzumfeld:

• Standardmäßig anlagenbezogene Archivverwaltung

• Erweiterung der Datenformate für ausgewählte Anlagentypen (z. B. zur EDV-Organisation)

• Anbindung externer Nutzer (z. B. Schulen) über ein aufgabenorientiertes Online-Erweiterungsmodul

Umfangreiche Schnittstellen

CAFIMa ist neben der komfortablen Erfassung und Verwaltung von Anlagegütern in der Lage, die entsprechenden Daten für andere Systeme zur Weiterverarbeitung (insbesondere zur Abschreibungsberechnung) bereitzustellen. Dabei sind aufgrund der Entwicklungsvorgaben bereits alle erforderlichen Schnittstellen für den Datenaustausch mit dem Finanzverfahren „Infoma New System Kommunal“ in CAFIMa integriert. Selbstverständlich ist auch eine Ausstattung mit automatisierbaren Schnittstellen zu anderen Softwarepaketen problemlos möglich. Für das Immobilienmodul ist eine Visualisierungsanbindung an GIS-Systeme verfügbar.

Benutzerfreundliche Bedienung

Das Basismodul von CAFIMa ist ein anwenderfreundliches Windowsprogramm. Durch eine logische und intuitive Bedienung der Hauptfunktionen ist der Einarbeitungsaufwand gering. Dazu kann der Einstieg durch praxisorientierte Schulungen und eine Organisationsberatung begleitet werden.

Technische Informationen

Die Basisversion von CAFIMa 2.0 wurde als Client/Server-System konzipiert und entwickelt. Für einen Einsatz sind folgende Mindestvoraussetzungen zu erfüllen:

• IBM-kompatibler PC mit Pentium-Prozessor (ab 1 GHz empfohlen) und Microsoft Windows-Betriebssystem

• 512 MB RAM-Speicher für Arbeitsplatz-PC (empfohlen)

• XGA- oder kompatibler Bildschirm mit einer Auflösung von 1024 x 768 Punkten bei 256 Farben

• Festplatte mit 100 MB freiem Speicherplatz

• Etikettendrucker für die Raum- und Inventaretiketten (Laser- oder Tintenstrahldrucker sind ebenfalls möglich)

• (Drahtloser) Barcodeleser für schnelles abscannen der Raum- und Inventarnummern auf den Etiketten

Das System CAFIMa bietet als Kombination aus Client/Server-, Mobil- und Web-Anwendung optimale Voraussetzungen für einen Einsatz auch in größeren Netzwerkumgebungen. Je nach Größe der Installation bzw. der Anzahl der zu erwartenden Anlagegegenstände kann eines der 4 Standarddatenbanksysteme MS Access, SQL-Server, Oracle oder MySQL gewählt werden. Beim Einsatz einer Access-Datenquelle genügt eine Dateifreigabe auf einem Server mit aus-reichender Festplattenkapazität. Bei Verwendung von MS SQL-Server, Oracle oder MySQL muss das entsprechende Datenbank-Management-System auf dem Server konfiguriert und eine Datenbank in ausreichender Größe angelegt sein. Für die Verwendung webbasierter Zu-satzmodule und des Mobilmoduls ist als Webserver ein Rechner mit Windows 2000 (Server / Prof.), Windows XP Prof. oder Windows 2003 / 2008 Server mit den Microsoft Internet-Infor-mationsdiensten (Internet Information Services, IIS) und dem Microsoft .NET-Framework 1.1 erforderlich.

Weitere Leistungen von vedemosoft

Zusätzlich zum System CAFIMa bieten wir u. a. an:

• Organisationsberatung, Einweisung und Schulung

• Reorganisation, Übernahme und Integration bisheriger Datenbestände

• Synchronisation mit extern administrierten Basisdaten (Kostenstellen, Benutzer, …)

• Bereitstellung von Webserver-Kapazitäten im Internet für das Hosting des CAFIMa Online-Erweiterungsmoduls

• Anpassung von CAFIMa an spezielle Anforderungen mit Hilfe zusätzlicher Erweiterungsmodule

• Weiterentwicklung von CAFIMa im Hinblick auf neue fachliche Anforderungen

Fragen Sie uns auch nach anderen Leistungen.

Weitere Informationen

Falls wir Ihnen zusätzliches Informationsmaterial zu CAFIMa senden oder Sie kontaktieren dürfen, senden Sie bitte einfach eine eMail mit Ihren Kontaktdaten an unsere Produktadresse cafima@vedemosoft.de.