Allgemeines

Das kommunale Finanzwesen ist derzeit aufgrund der Umstellung auf das doppische Haushaltswesen stark im Umbruch. Die immer größere Komplexität der Finanzverfahren macht ihren Einsatz ausschließlich zur Erstellung von Kostenverfügungen zunehmend unrentabel (Einrichtungs- und Schulungsaufwand, Kosten).
Das Softwaresystem ExKoInf wurde als einfache und flexible Erweiterung zum Finanzverfahren „Infoma New System Kommunal“ entwickelt, kann jedoch problemlos auch mit den Kassen- und Rechnungswesen-Systemen anderer Anbieter zum Einsatz gebracht werden. Das Verfahren ist in enger Zusammenarbeit mit Anwendern aus der Praxis heraus entstanden und bietet als Ergänzung solcher Softwarepakete optimale Unterstützung bei der dezentralen Erstellung von Kostenrechnungen und Bar-Vereinnahmungen über Kassenautomaten. Daneben ermöglicht ExKoInf zusätzlich auch die Einstellung von Rückforderungen (z. B. im Sozialbereich, ARGE). Die jeweiligen Zahlungspflichtigen können dabei in beiden Fällen entweder manuell in die entsprechenden Eingabefelder eingetragen oder mit Hilfe flexibler Schnittstellenmodule aus beliebigen datenbankbasierten Fremdverfahren übernommen werden. Als intranetbasierte Webanwendung kommt ExKoInf ohne Installation auf den Arbeitsplatz-Rechnern aus.

Erstellen von Kostenrechnungen

• Autarke dezentrale Erstellung von Kostenverfügungen in Form von Kostenrechnungen, die im PDF-Format bereitgestellt und so flexibel über jeden beliebigen Drucker auf standardisierte Vordrucke mit Überweisungsträger ausgedruckt werden können

• Einfache Wiederverwendung bereits gespeicherter Zahlungspflichtiger ohne erneute Dateneingabe zur Vermeidung von Adressduplikaten im Finanzverfahren (Adressnummern in „Infoma New System“)

• Auswahl aus vordefinierten Gebühren, für die bereits alle buchungsrelevanten Daten für den Sachbearbeiter unsichtbar im Hintergrund hinterlegt sind

• Automatische Speicherung aller relevanten Daten für die spätere Weiterverarbeitung der Buchungssätze im zentralen Finanzverfahren

• Benutzerbezogene Möglichkeit zum Nachdruck der zuletzt ausgestellten Kostenrechnungen

• Möglichkeit zum Stornieren von Kostenrechnungen, solange diese noch nicht exportiert wurden

• Komfortable kassenzeichenbezogene Erstellung von Solllisten für die Finanzverwaltung zur Freigabe der Rechnungsdaten für den Export

Barzahlungen über Kassenautomaten

ExKoInf ist neben der Erstellung von Kostenrechnungen in der Lage, Kostenverfügungen für die Bareinzahlung oder Abbuchung offener Beträge an Kassenautomaten zu übergeben. Das System ist derzeit mit einer Schnittstelle zur Codierung von Kassenkarten für Kassenautomaten der Firma „Crown Systems“ (vormals „Bergmann Systems“) ausgestattet und liefert die notwendigen Daten zur Verbuchung direkt an den Automaten.

Einstellen von Rückforderungen

• Dezentrale Einstellung von Rückforderungen

• Bereitstellung von Rückforderungsbestätigungen im PDF-Format (wahlweise mit Überweisungsträger)

• Identische Verarbeitung wie bei Kostenrechnungen (Nachdruck, Storno, Freigabe, Weiterverarbeitung)

• Datenübergabemöglichkeit aus Fremdverfahren

Flexible Konfiguration und Administration

Das komfortable und übersichtliche Verwaltungsmenü von ExKoInf bietet dem Verfahrensverantwortlichen alle Funktionen, die für die Inbetriebnahme und Pflege des Systems benötigt werden. Dabei dienen Kassenzeichen als zentrales Ordnungsmerkmal.

• Übersichtliche Darstellung aller betriebsrelevanten Vorgänge und Einstellungen in Funktionsbereichen

• Detaillierte Suchfunktion nach Kostenrechnungen

• Export freigegebener Buchungsdaten zur Weiterverarbeitung im jeweiligen Finanzverfahren

• Übersichtliche kassenzeichenbezogene Bereitstellung und Verwaltung aller Benutzer, Gebührengruppen und Gebühren (inkl. Buchungsinformationen)

• Schnelle und flexible Zuweisung der Gebühren mit Hilfe beliebig konfigurierbarer Gebührengruppen

• Zahlreiche Querverbindungen als Kontrolle

Modulares Konzept

Aufgrund seiner offenen und modularen Architektur ist ExKoInf für den Einsatz in einer Vielzahl denkbarer Installations- und Organisationsszenarien prädestiniert. Als intranetbasierte Webanwendung bietet es optimale Voraussetzungen für einen Einsatz in größeren Netzwerkumgebungen. Je nach Größe der Installation kann eines der vier Standarddatenbanksysteme MS Access, SQL-Server, Oracle oder MySQL eingesetzt werden.

Einfache Installation und Inbetriebnahme

Da das Rationalisierungspotential durch einen Einsatz von ExKoInf mit der Anzahl der Benutzer stetig steigt, war die einfache Installation und Inbetriebnahme ein Hauptziel bei der Realisierung des Systems. Um eine lokale Installation auf den einzelnen Arbeitsplatzrechnern zu vermeiden, fiel die Wahl auf eine browserbasierte Lösung, die nach der Konfiguration eines geeigneten Servers schnell und einfach in eine Intranetumgebung integriert werden kann. Dort kann ExKoInf dann sofort von jedem Benutzer im Internet Explorer oder in MS Outlook gestartet und für die Erstellung beliebiger Kostenverfügungen genutzt werden.

Benutzerfreundliche Bedienung

ExKoInf ist eine anwenderfreundliche Browseranwendung und präsentiert seine praxisorientierte Funktionalität dem Anwender in Form übersichtlicher Dialogmasken, die weitgehend selbsterklärend sind. Dies garantiert eine intuitive Bedienung, wodurch der Einarbeitungs- und Schulungsaufwand sehr gering ist.

Individuelle Anpassung der Druckausgabe

Alle Druckausgaben werden im PDF-Format über den Adobe Reader im Internet Explorer ausgegeben. Das Modul zur Anpassung der standardmäßig bereitgestellten Vorlagen ist im Lieferumfang enthalten.

Umfangreiche Schnittstellen

ExKoInf wurde als Erweiterung für Kassen- und Rechnungswesen-Systeme verschiedener Anbieter (insbesondere „Infoma New System Kommunal“) konzipiert und entwickelt. Aus diesem Grund ist eine Schnittstelle für den Export im dafür notwendigen Format bereits in das System integriert. Nachdem jedoch alle buchungsrelevanten Daten in der Datenbank vorgehalten werden, können Schnittstellen zur Anbindung anderer Verfahren problemlos angeboten werden. Dies ermöglicht eine schnelle und einfache Bereitstellung der gesammelten Buchungsdaten im jeweils erforderlichen Format und garantiert so eine problemlose Einbindung der Daten zur Weiterverarbeitung im Zielsystem.

Technische Informationen

Für einen Einsatz von ExKoInf sind folgende Mindestvoraussetzungen zu erfüllen:

• IBM-kompatibler PC mit Microsoft Windows-Betriebssystem und Internet Explorer ab Version 5.0 und Adobe Reader (ebenfalls ab Version 5.0)

• SVGA- oder kompatibler Bildschirm mit einer Auflösung von min. 800 x 600 Punkten bei 256 Farben

Als Intranet-Server ist ein Rechner mit Windows 2000, XP Pro oder 2003 Server mit den Microsoft Internet-Informationsdiensten (Internet Information Services, IIS) und dem Microsoft .NET-Framework 1.1 erforderlich.
Für die Archivierung der Kostenrechnungs- und Barzahlungsdaten sollte beim Einsatz einer Access-Datenquelle eine freie Plattenkapazität von ca. 100 MB für die Datenbankdatei verfügbar sein. Bei einem Einsatz von MS SQL-Server, Oracle oder MySQL muss das entsprechende Datenbank-Management-System konfiguriert und eine Datenbank in ausreichender Größe (ca. 150 MB) angelegt sein. Ansonsten sind die Anforderungen an den Server lediglich von der Anzahl der zu bedienenden Clients abhängig.

Testzugang

Das Kostenrechnungsmodul von ExKoInf kann jederzeit in einer von vedemosoft bereitgestellten Demoinstallation begutachtet und getestet werden. Dazu ist lediglich auf einem ans Internet angebundenen PC im Internet Explorer folgender URL aufzurufen:

http://www.vedemosoft.net/ExKoInf/Demo

Dort kann sich jeder Interessierte an einem vollständig nutzbaren Kostenrechnungsmodul anmelden und mit einem beispielhaft zusammengestellten Testdatenbestand den Umgang mit dem System kennen lernen. Zur Anmeldung kann einer der folgenden 7 Accounts mit jeweils verschiedenen Gebühren genutzt werden (als Kennwort ist für alle „Kennwort-1“ vergeben):

• Auslaenderwesen

• Bauamt

• Ordnungsamt

• Gewerbeamt

• Strassenverkehrswesen

• Einbuergerung

• KommunalerHochbau

Weitere Leistungen von vedemosoft

Zusätzlich zum System ExKoInf bieten wir u. a. an:

• Beratung, Einweisungen und Schulungen

• Übernahme bisheriger Datenbestände

• Anpassung von ExKoInf an spezielle Anforderungen durch Ergänzung um zusätzliche Module

• Erstellung von Schnittstellen zur Datenanbindung nahezu beliebiger Fremdverfahren an ExKoInf

• Weiterentwicklung von ExKoInf im Hinblick auf sich entwickelnde fachliche Anforderungen

Fragen Sie uns auch nach anderen Leistungen.

Weitere Informationen

Falls wir Ihnen zusätzliches Informationsmaterial zu ExKoInf senden oder Sie kontaktieren dürfen, senden Sie bitte einfach eine eMail mit Ihren Kontaktdaten an unsere Produktadresse exkoinf@vedemosoft.de.