Praxisbezug und Erfahrung

Die Word-Makro-Suite TextMan – Text-Manager für Word wurde zur Erleichterung von Zusammenstellung und Druckausgabe standardisierter Schriftstücke in Verbindung mit dem Textverarbeitungssystem Microsoft Word konzipiert und entwickelt. Das System ist in enger Zusammenarbeit mit Anwendern aus der Praxis heraus entstanden und bietet als Erweiterung zu Word optimale Unterstützung bei der Abwicklung großer Teile des täglichen Schriftverkehrs bieten, insbesondere beim Einsatz einheitlicher Briefkopf- und Formularvorlagen. Dabei wurde sowohl den Wünschen und Anforderungen von Verfahrensbetreuern als auch von An­wendern an ein solches System Rechnung getragen. Dies spiegelt sich besonders in der einfachen Erstellung, Organisation und Pflege der Textbausteine und bei den flexiblen Kombinationsmöglichkeiten von statischen und dynamischen Textelementen bei der Gestaltung der Vorgabetexte wieder. Hier eröffnet TextMan dem Nutzer vielfältige Möglichkeiten zur Gestaltung seiner Textbausteine und Vorlagen.

Benutzerfreundliche Bedienung

Die umfangreiche Funktionalität des Softwaresystems TextMan präsentiert sich dem Anwender in Form von äußerst übersichtlichen Dialogmasken, die weitgehend selbsterklärend sind. Diese Tatsache garantiert eine intuitive Bedienung des Systems, wodurch der Einarbeitungs- und Schulungsaufwand sehr gering ist. Eine übersichtliche Strukturierung der einzelnen Bedienungselemente qualifiziert TextMan für eine schnelle Inbetriebnahme auch in größeren Einsatzumfeldern.

Fähigkeiten von TextMan

Mit der Word-Makro-Suite TextMan steht allen Anwendern des Textverarbeitungssystems Microsoft Word (ab Version 97) ein intelligentes Werkzeug zur schnellen und flexiblen Zusammenstellung beliebiger Schriftstücke zur Verfügung. Dabei können die Sachbearbeiter auf zentral bereitgestellte Textblöcke zurückgreifen, die von einem Verfahrensbetreuer mit geringem Aufwand erstellt und organisiert werden können. Darüber hinaus ist jedoch auch die Einrichtung eigener Textvorlagen durch die verschiedenen Benutzer auf Ihren Rechnern möglich. Durch die Verwendung fertiger Textblöcke, die im Formularmodus bei Bedarf nur „einzuschalten“ sind, können vorbereitete Standardvorlagen in kürzester Zeit individuell angepasst werden. Neben der Texterstellung bietet TextMan einen zweiten Funktionsbereich zur flexiblen Druckausgabe der Schriftstücke. Dabei können neben Original und Entwurf bei Bedarf Anlagen, Ausfertigungen und Abdrucke automatisiert erstellt werden. Das weiter unten dargestellte Schema zeigt den Ablauf bei der Erstellung und der anschließenden Druckausgabe eines Schriftstücks mit dem System TextMan.

Funktionsweise von TextMan

Über eine Schaltfläche in der Steuerungsleiste von TextMan kann ein übersichtliches Dialogfenster zur Konfiguration des neuen Dokuments geöffnet werden. Dort muss nach der Wahl der gewünschten Themengruppe lediglich der entsprechende Vorgabetext in einer Liste selektiert werden, der jeweilige Sachbearbeiter ist bereits voreingestellt, damit seine Daten (z. B. Zimmer-Nr., Telefon und eMail-Adresse) in das neue Dokument übernommen werden können.
Durch die Bestätigung der Zusammenstellung wird die eigentliche Texterstellung gestartet, die zunächst das gewünschte Schreiben anlegt und die dort enthaltenen Datenfelder mit den entsprechenden Informationen befüllt.
Sollte für die gewählte Vorlage die Eingabe einer Empfängeradresse konfiguriert sein, kann dies ebenfalls schnell und einfach über ein entsprechendes Dialogfenster bewerkstelligt werden. Dazu stehen neben den erforderlichen Eingabefeldern diverse Funktionen zur Verwaltung gespeicherter Adressen und sogar zur Kontaktübernahme aus Microsoft Outlook zur Verfügung.
Nach seiner Zusammenstellung steht das Schriftstück dem Sachbearbeiter im Formulareingabemodus zur Verfügung, in dem er mit der Tabulator-Taste alle Eingabefelder und Optionskästchen durchlaufen und dabei ausfüllen bzw. bearbeiten kann.
Nach Abschluss aller Eingaben führt TextMan automatisch eine Überarbeitung des Schreibens durch, bevor der Benutzer weitere Änderungen am Text manuell vornehmen kann. Dabei werden die markierten Optionskästchen und die dazugehörigen Endmarken (|) aus den optionalen Textblöcken entfernt. Nicht markierte Textblöcke werden ebenso wie nicht ausgefüllte Formularfelder komplett aus dem Dokument gelöscht.
Die Druckausgabe wird dann nach Fertigstellung des Schriftstücks einfach über die Schaltfläche „Ausdruck starten“ in der TextMan-Symbolleiste eingeleitet. Dabei werden zunächst mit Hilfe eines übersichtlichen Dialogfensters (im untenstehenden Übersichtsschema rechts oben dargestellt) die verschiedenen Optionen schnell und einfach konfiguriert.
Der Drucklauf führt dann je nach Auswahl der Optionen folgende Operationen aus:

• Anlagen unten am Schreiben vermerken (bei Bedarf)

• Original drucken und speichern

• Anlagen drucken (bei Bedarf)

• Vollstreckbare Ausfertigung drucken (bei Bedarf)

• Ausfertigung drucken (bei Bedarf)

• Beliebige Anzahl an Abdrucken erstellen (bei Bedarf)

• Entwurf drucken (inkl. optionalem Randtext und weiterem Hinweis)

• Original wiederherstellen

Flexible Möglichkeiten zur Textgestaltung

Die Word-Makro-Suite TextMan eröffnet zahlreiche Möglichkeiten zur variablen Gestaltung Ihrer Textbausteine. Bei der Einrichtung der Vorgabe-Textbausteine kann dabei auf folgende Elemente zurückgegriffen werden:

• Datenfelder, die später automatisch mit den jeweiligen Eingaben in den entsprechenden Dialogfenstern befüllt werden

• Textformularfelder zur Texteingabe im Formularbetrieb

• Dropdown-Formularfelder für die Bereitstellung verschiedener Textoptionen zur Auswahl im Formularbetrieb

• Optionskästchen zur einfachen Auswahl der einzelnen Textpassagen

Um Ihre Vorstellungen bei der Bausteingestaltung ohne großen Aufwand in die Tat umsetzen zu können, ist in TextMan eine übersichtliche Werkzeugleiste mit allen Funktionen für eine schnelle und flexible Einrichtung der Vorgabetexte integriert. Damit können in kurzer Zeit die verschiedenen Textbausteine problemlos individuell nach Ihren Wünschen gestaltet und für den Einsatz mit TextMan eingerichtet werden.

Einfache Einrichtung und Pflege der Texte

Da die TextMan-Textbausteine ausschließlich in Word-Dokument-Dateien und nicht in Dokumentvorlagen abgespeichert werden, ist eine einfache Einrichtung und Pflege der Textbausteine sichergestellt. Diese Dateien sind in einer übersichtlichen Verzeichnisstruktur organisiert und können zentral im Netzwerk positioniert werden.

Technische Informationen

Die Version 1.2 der Word-Makro-Suite TextMan stellt hardwareseitig keine anderen Anforderungen als das Textverarbeitungssystem Microsoft Word (Versionen 97 / 2000 / XP / 2003).

Sonstiges

Mit Hilfe eines optionalen Zusatzmoduls kann TextMan bei entsprechender Inhaltscodierung der Textvorlagen automatisch Mitteilungen erstellen und zusammen mit dem Schriftstück zur Verteilung an unser Informations-Management- System InfoMan übermitteln.

Weitere Leistungen von vedemosoft

Zusätzlich zum System TextMan bieten wir u. a. an:

• Unterstützung bei der individuellen Erstellung und Einrichtung von Textbausteinen für TextMan

• Beratung, Einweisungen und Schulungen

• Anpassung von TextMan an spezielle Anforderungen durch Ergänzung um zusätzliche Module

• Erstellung von Konzepten zur Einführung oder Erweiterung von Datenverarbeitungssystemen

Fragen Sie uns auch nach anderen Leistungen.

Weitere Informationen

Falls wir Ihnen zusätzliches Informationsmaterial zu TextMan senden oder Sie kontaktieren dürfen, senden Sie bitte einfach eine eMail mit Ihren Kontaktdaten an unsere Produktadresse textman@vedemosoft.de.