Praxisbezug und Erfahrung

Die Word-Makro-Suite WoJugA – Word-Jug-Anbindung wurde zur Erweiterung der Textausgabefunktionen des Jugendamtsverfahrens „OK.JUG“ der Anstalt für kommunale Datenverarbeitung (AKDB) entwickelt. Das System ist in enger Zusammenarbeit mit Anwendern aus der Praxis heraus entstanden und bietet als Ergänzung der Standardtextanbindung von „OK.JUG“ optimale Unterstützung bei der Abwicklung des Schriftverkehrs.

Benutzerfreundliche Bedienung

Die umfangreiche Funktionalität des Softwaresystems WoJugA präsentiert sich dem Anwender in Form von äußerst übersichtlichen Dialogmasken, die weitgehend selbsterklärend sind. Diese Tatsache garantiert eine intuitive Bedienung des Systems, wodurch der Einarbeitungs- und Schulungsaufwand sehr gering ist. Eine übersichtliche Strukturierung der einzelnen Bedienungselemente qualifiziert WoJugA für eine schnelle Inbetriebnahme auch in größeren Einsatzumfeldern.

Fähigkeiten von WoJugA

Mit der Word-Makro-Suite WoJugA steht allen Anwendern des Verfahrens „OK.JUG“ der AKDB ein intelligentes System zur schnellen und flexiblen Zusammenstellung beliebiger Schriftstücke zur Verfügung. Dabei greifen alle Sachbearbeiter auf zentral bereitgestellte Textblöcke zurück, die vom Verfahrensbetreuer mit geringem Aufwand erstellt und organisiert werden können.
WoJugA erweitert die Möglichkeiten der standardmäßigen Serienbrief-Textfunktion von „OK.JUG“ um die Nutzung von variablen Texteingabefeldern, Listenauswahlfeldern und Optionskästchen im Formularbetrieb. Durch die Verwendung fertiger Textblöcke, die im Formularmodus bei Bedarf nur „einzuschalten“ sind, können vorbereitete Standardvorlagen in kürzester Zeit individuell angepasst werden. Neben der Texterstellung bietet WoJugA einen zweiten Funktionsbereich zur flexiblen Druckausgabe der Schriftstücke. Dabei können neben Original und Entwurf bei Bedarf Anlagen, Ausfertigungen und Abdrucke automatisiert erstellt werden. Das nebenstehende Schema zeigt den Ablauf bei der Erstellung und der anschließenden Druckausgabe eines Schriftstücks mit dem System WoJugA.

Funktionsweise von WoJugA

Nach dem Aufruf der Funktion „Text erstellen“ und der Auswahl der gewünschten Vorlagengruppe im Verfahren „OK.JUG“ übernimmt das System WoJugA nach dem automatischen Wechsel zu Word zunächst die Zusammenstellung des gewünschten Schriftstücks. Dazu muss lediglich der entsprechende Vorgabetext aus einer Liste in einem übersichtlichen Dialogfenster ausgewählt werden, in dem nur die Bausteine (z. B. „Standard-Anschreiben Mutter“, „Standard-Anschreiben Vater“, „Standard-Anschreiben Kind“) angeboten werden, die der Verfahrensverantwortliche dort für die Benutzer bereitstellt.
Durch die Bestätigung der Bausteinauswahl wird die eigentliche Texterstellung gestartet, die zunächst das gewünschte Schreiben anlegt und die Datenfelder mit den entsprechenden Informationen aus „OK.JUG“ befüllt. Danach steht das Schriftstück dem Sachbearbeiter im Formulareingabemodus zur Verfügung, in dem er mit der Tabulator-Taste alle Eingabefelder und Optionskästchen durchlaufen und dabei ausfüllen bzw. bearbeiten kann.
Nach Abschluss aller Eingaben führt WoJugA automatisch eine Überarbeitung des Schreibens durch, bevor der Benutzer weitere Änderungen am Text manuell vornehmen kann. Dabei werden die markierten Optionskästchen und die dazugehörigen Endmarken (|) aus den optionalen Textblöcken entfernt. Nicht markierte Textblöcke werden ebenso wie nicht ausgefüllte Formularfelder komplett aus dem Dokument gelöscht.
Die Druckausgabe kann dann nach Fertigstellung des Schriftstücks einfach über die Schaltfläche „Ausdruck starten“ in der WoJugA-Symbolleiste eingeleitet werden. Dabei werden zunächst mit Hilfe eines übersichtlichen Dialogfensters (im untenstehenden Übersichtsschema rechts oben dargestellt) die verschiedenen Optionen schnell und einfach konfiguriert.
Der Drucklauf führt dann je nach Auswahl der Optionen folgende Operationen aus:

• Anlagen unten am Schreiben vermerken (bei Bedarf)

• Original drucken und speichern

• Anlagen drucken (bei Bedarf)

• Vollstreckbare Ausfertigung drucken (bei Bedarf)

• Ausfertigung drucken (bei Bedarf)

• Beliebige Anzahl an Abdrucken erstellen (bei Bedarf)

• Entwurf drucken (inkl. optionalem Randtext und weiterem Hinweis)

• Original wiederherstellen oder Zurück zu "OK.JUG"

Einfache Einrichtung und Pflege der Texte

Da die WoJugA-Bausteine ausschließlich in Word-Dokument-Dateien und nicht in Dokumentvorlagen abgespeichert werden, ist eine einfache Einrichtung und Pflege der Textbausteine sichergestellt. Diese Dateien sind in einer übersichtlichen Verzeichnisstruktur organisiert und zentral im Netzwerk positioniert.

Flexible Möglichkeiten zur Textgestaltung

Die Word-Makro-Suite WoJugA 1.2 eröffnet vielfältige Möglichkeiten zur flexiblen Gestaltung Ihrer Textbausteine und geht damit weit über die standardmäßige Seriendruckausgabe von Worddokumenten durch das Verfahren „OK.JUG“ hinaus. Bei der Einrichtung der Vorgabe-Textbausteine kann dabei auf folgende Elemente zurückgegriffen werden:

• Datenfelder, die später automatisch mit den jeweiligen Informationen aus "OK.JUG" befüllt werden

• Textformularfelder zur Texteingabe im Formularbetrieb

• Dropdown-Formularfelder für die Bereitstellung verschiedener Textoptionen zur Auswahl im Formularbetrieb

• Optionskästchen zur einfachen Auswahl der einzelnen Textpassagen

Um Ihre Vorstellungen bei der Bausteingestaltung ohne großen Aufwand in die Tat umsetzen zu können, ist in WoJugA eine übersichtliche Werkzeugleiste mit allen Funktionen für eine schnelle und flexible Einrichtung der Vorgabetexte integriert. Dabei kann der jeweilige Übergabebereich ausgewählt werden. Dieses Hilfsmittel kann vom Verfahrensbetreuer bei Bedarf arbeitsplatzweise freigeschaltet werden. Damit können in kurzer Zeit die verschiedenen Textbausteine problemlos individuell nach Ihren Wünschen gestaltet werden.

Technische Informationen

Die Version 1.2 der Word-Makro-Suite WoJugA stellt hardwareseitig keine anderen Anforderungen als das Jugendamtsverfahren „OK.JUG“ der AKDB. Softwareseitig ist für den Einsatz des Systems WoJugA Microsoft Word 97 / 2000 / XP als Textsystem erforderlich.

Sonstiges

Mittels eines optionalen Zusatzmoduls kann WoJugA bei entsprechender Inhaltscodierung der Textvorlagen automatisch Mitteilungen erstellen und zusammen mit dem Schriftstück zur Verteilung an unser Informations-Management-System InfoMan übermitteln.

Weitere Leistungen von vedemosoft

Zusätzlich zum System WoJugA bieten wir u. a. an:

• Unterstützung bei der individuellen Erstellung und Einrichtung von Textbausteinen für WoJugA

• Beratung, Einweisungen und Schulungen

• Anpassung von WoJugA an spezielle Anforderungen durch Ergänzung um zusätzliche Module

• Erstellung von Konzepten zur Einführung oder Erweiterung von Datenverarbeitungssystemen

Fragen Sie uns auch nach anderen Leistungen.

Mit WoJugA erweitert die Firma vedemosoft konsequent ihre Palette an innovativen und benutzerfreundlichen Softwareprodukten für die Rationalisierung und Optimierung alltäglicher Standard-Arbeitsabläufe in Ihrer Behörde und bietet das bewährte Text- und Drucksystem nun auch in einer Version für Jugendämter an.

Weitere Informationen

Falls wir Ihnen zusätzliches Informationsmaterial zu WoJugA senden oder Sie kontaktieren dürfen, senden Sie bitte einfach eine eMail mit Ihren Kontaktdaten an unsere Produktadresse wojuga@vedemosoft.de.