Praxisbezug und Erfahrung

Das Softwaresystem ZeDoS wurde für eine einfache, schnelle und flexible Produktzeiterfassung als Grundlage der Kosten- und Leistungsrechnung entwickelt. Außerdem kann ZeDoS überall da nutzbringend eingesetzt werden, wo personenbezogen Zeitanteile für Tätigkeiten erfasst werden sollen. Seine Funktionalität verteilt sich auf zwei Module: Das browserbasierte Aufzeichnungsmodul kann auf beliebig vielen Rechnern von allen Mitarbeitern zur Erfassung der Produktdaten eingesetzt werden, deren Tätigkeiten in die Kosten- und Leistungsrechnung einfließen sollen. Das Management-Modul erfüllt mit der Konfiguration der Benutzer, Produkte und Zuordnungen und der Auswertung der gespeicherten Aufzeichnungen zwei Aufgaben.

Aufzeichnungsmodul zur Erfassung

Das Aufzeichnungsmodul des Systems ZeDoS ist als Intranetanwendung konzipiert und kann von allen Mitarbeitern an Ihren Arbeitsplatzrechnern genutzt werden, deren Produktzeiten zur Kosten- und Leistungsrechnung benötigt werden. Nach dem Programmstart erhält der angemeldete Benutzer sofort eine komplette Auflistung seiner möglichen Produkte, die er jederzeit an seine individuellen Anforderungen und Vorstellungen anpassen kann (Reihenfolge, Produkte ausblenden). Auch der aktuelle Tag ist bereits voreingestellt, die Auswahl lässt sich aber über einen Kalender jederzeit ändern. Für die Produktzeiterfassung ist dann lediglich das jeweilige Produkt in der Liste zu markieren und die entsprechende Zeitdauer mit Hilfe der Zeitschaltflächen oder über die Tastatur zuzuordnen.
Die Informationen werden dann vom ZeDoS Aufzeichnungsmodul automatisch gespeichert. Zur Erleichterung der Eingaben weist das System jederzeit die Tages-, Wochen- und Monatssumme aus und informiert über Tage mit besonderem Status / Feiertage. Darüber hinaus sind bei Bedarf weitere detaillierte Auswertungen (Woche, Monat, Jahr) abrufbar.

Management-Modul zur Verwaltung

Das komfortable Management-Modul bildet das Herzstück des Systems ZeDoS. Es bietet dem Verfahrensverantwortlichen alle Funktionen, die er für die Inbetriebnahme und Pflege des Systems benötigt. Des weiteren ermöglicht es die Auswertung der im Aufzeichnungsmodul erfassten Produktzeiten und -mengen.

Im Verwaltungsbereich des Management-Moduls lassen sich folgende Aufgaben übersichtlich erledigen:

• Benutzer anlegen und intervallorientiert verwalten

• Produktliste inkl. Standard-Produktzuordnung über Kostenstellen / Kostenstellengruppen verwalten

• Einzelnen Benutzern weitere Produkte zuweisen

• Führungskräften Leserechte für Zeitkonten erteilen

• Ansprechpartner der einzelnen Kostenstellen zum automatisierten eMail-Versand von Aufzeichnungsinformationen und Auswertungen vorhalten

• Individuelle Auswertungsgruppen zusammenstellen

• Regeln für Produktzeitumlage und -verrechnung (ILV – innere Leistungsverrechnung) definieren

• Arbeitszeitmodelle, Organisationseinheiten, Kostenstellen, Kostenarten und Feiertage abbilden

Im Auswertungsbereich stehen dem Benutzer des Management-Moduls folgende Funktionen zur Verfügung:

• Produktzeiten aller Benutzer einsehen (wochen-, monats- und jahresweise, tageweise optional)

• Automatische Eintragsprüfungen / -erinnerungen je Kostenstelle erzeugen und per eMail versenden

• Praxisorientierte Auswertungen zur Analyse der gespeicherten Produktzeit-Aufzeichnungen erstellen (Gesamtauswertungen mit oder ohne Produktumlage, detaillierte Einzelauswertungen, personenbezogene Auswertungen, Abwesenheitstage, …) und in übersichtliche Tabellen im Excelformat oder in technisch verarbeitbare Textdateien ausgeben

• Einzelauswertungen automatisch per eMail versenden

Umfangreiche Schnittstellen

Das System ZeDoS wurde als Sammel- und Zuliefermodul der Produktzeiten für Anwendungsverfahren zur Abwicklung einer Kosten- und Leistungsrechnung konzipiert und realisiert. Aus diesem Grund kann es mit verschiedenen Schnittstellen zur Anbindung an die Softwarepakete unterschiedlicher Anbieter (z. B. Infoma, AKDB) ausgestattet werden. Dies ermöglicht eine schnelle und einfache Bereitstellung der gesammelten Informationen im jeweils erforderlichen Format und garantiert so eine problemlose Einbindung der Daten für die gewünschte Weiterverarbeitung im Zielsystem.
Darüber hinaus können auf Wunsch auch spezielle Auswertungen und Analysen in das ZeDoS Management-Modul integriert werden, welche auch ohne andere Verfahren detaillierte Ergebnisse liefern.

Modulares Konzept

Aufgrund seiner offenen und modularen Architektur ist ZeDoS für den Einsatz in einer Vielzahl denkbarer Installations- und Organisationsszenarien prädestiniert. Mit Hilfe optionaler Zusatzmodule kann das Verfahren passgenau für das jeweilige Einsatzumfeld konfiguriert werden. So ist auf Wunsch ein nahtlos in das Gesamtsystem integrierbares Zusatzmodul zur Produktmengenaufzeichnung verfügbar. In räumlich getrennten Außenstellen kann das optionale WWW-Modul des Verfahrens auf einem Internetserver genutzt werden, das mit einem speziellen Datentransfermodul an die Datenbank der lokalen Installation angebunden ist.
Das System ZeDoS bietet als Kombination aus Client/Server- und Web-Anwendung optimale Voraussetzungen für einen Einsatz in größeren Netzwerkumgebungen. Je nach Größe der Installation kann eines der vier Datenbanksysteme MS Access, MS SQL-Server, Oracle oder MySQL gewählt und eingesetzt werden.

Einfache Installation und Inbetriebnahme

Da das Rationalisierungspotential durch einen Einsatz von ZeDoS mit der Anzahl der Benutzer stetig wächst, war die einfache Installation und Inbetriebnahme des Aufzeichnungsmoduls ein Hauptziel bei der Realisierung des Systems. Um eine lokale Installation auf den einzelnen Arbeitsplatzrechnern zu vermeiden, fiel die Wahl auf eine browserbasierte Lösung, die nach der Konfiguration eines geeigneten Servers schnell und einfach in eine Intranetumgebung integriert werden kann. Dort kann ZeDoS dann sofort von jedem Benutzer im Internet Explorer oder in MS Outlook gestartet und für seine Arbeitszeitaufzeichnungen genutzt werden. Für kleinere Einsatzumfelder ohne Intranetserver steht auf Wunsch auch eine kompakte Client/Server-Version bereit.
 

Benutzerfreundliche Bedienung

Das Aufzeichnungsmodul verfügt auch als Browseranwendung über eine anwenderfreundliche Benutzeroberfläche, wie sie aus Windowsprogrammen bekannt ist. Durch eine intuitive Bedienung aller Funktionen ist der Einarbeitungs- und Schulungsaufwand äußerst gering. Das Management-Modul präsentiert sich dem Benutzer trotz seiner Funktionsvielfalt als übersichtliche Client/Server-Anwendung und ermöglicht auch in größeren Einsatzumfeldern eine schnelle Inbetriebnahme des Systems.

Technische Informationen

Für einen Einsatz des ZeDoS Aufzeichnungsmoduls sind folgende Mindestvoraussetzungen zu erfüllen:

• IBM-kompatibler PC mit Microsoft Windows-Betriebssystem mit Microsoft Internet Explorer ab Version 5.0

• SVGA- oder kompatibler Bildschirm mit einer Auflösung von min. 800 x 600 Punkten bei 256 Farben

Rechner für die Nutzung des ZeDoS Management-Moduls sollten für eine zügige Durchführung der teilweise sehr komplexen Auswertungen über eine angemessene Systemleistung (Prozessor-Geschwindigkeit, Größe des Arbeitsspeichers) und einen XGA-fähigen Monitor verfügen. Weiterhin sind Microsoft Access und Excel für die Nutzung der kompletten Funktionalität des Management-Moduls empfehlenswert.
Als Intranet-Server für das Aufzeichnungsmodul ist ein Rechner mit Windows 2000, XP Pro oder 2003 / 2008 Server mit den Microsoft Internet-Informationsdiensten (Internet Information Services, IIS) erforderlich.
Für die Archivierung der Produktzeiten sollte beim Einsatz einer Access-Datenquelle eine freie Plattenkapazität von ca. 200 MB für die Datenbankdatei verfügbar sein. Beim Einsatz von MS SQL-Server, Oracle oder MySQL muss das entsprechende Datenbank-Management-System konfiguriert und eine Datenbank in ausreichender Größe (ca. 250 MB) angelegt sein. Ansonsten sind die Anforderungen an den Server lediglich von der Anzahl der zu bedienenden Clients abhängig.

Testzugang

Das Aufzeichnungsmodul von ZeDoS kann jederzeit in einer von vedemosoft bereitgestellten Demoinstallation begutachtet und getestet werden. Dazu ist lediglich auf einem ans Internet angebundenen PC im Internet Explorer folgender URL aufzurufen:

https://www.vedemosoft.net/ZeDoS/Demo

Dort kann sich jeder Interessierte an einem nahezu vollständig nutzbaren Aufzeichnungsmodul anmelden und mit einem beispielhaft zusammengestellten Testdatenbestand den Umgang mit dem System kennen lernen. Zur Anmeldung kann einer der folgenden 7 Accounts mit jeweils verschiedenen Produkten genutzt werden (als Kennwort ist für alle „123“ vergeben):

• AuslWesen

• Bauamt

• Controlling

• Finanzverwaltung

• Jugendamt

• Sozialhilfe

• Zulassung

Weitere Leistungen von vedemosoft

Zusätzlich zum System ZeDoS bieten wir u. a. an:

• Beratung, Einweisungen und Schulungen

• Übernahme bisheriger Datenbestände

• Anpassung von ZeDoS an spezielle Anforderungen durch Ergänzung um zusätzliche Module

• Erstellung von Konzepten zur Einführung oder Erweiterung von Datenverarbeitungssystemen

• Weiterentwicklung von ZeDoS im Hinblick auf neue fachliche Anforderungen

Fragen Sie uns auch nach anderen Leistungen.

Weitere Informationen

Falls wir Ihnen zusätzliches Informationsmaterial zu ZeDoS senden oder Sie kontaktieren dürfen, senden Sie bitte einfach eine eMail mit Ihren Kontaktdaten an unsere Produktadresse zedos@vedemosoft.de.